Столкнулись с проблемой снижения производительности?
Остановка роста, заметная сбавка оборотов или резкое падение – это повод обратить внимание на команду в целом и сотрудников по отдельности.
Причины в каждом отдельно взятом случае могут быть кардинально разными. В зависимости от причины нужно выбирать разные инструменты.
Выявить и обезвредить первопричину – ключевая задача руководителя. Сегодня мы постараемся разобраться с причинами снижения производительности, а также с тем, как тимбилдинг, обучение и проработка бизнес-процессов могут её повысить.
Что влияет на производительность труда?
Если посмотреть на людей в связи с системой и средой, в которой они работают, то, удастся увидеть те первопричины, которые ведут к снижению производительности.
Основные причины низкой производительности:
- Отсутствие четкого распределения ролей.
- Неотлаженность бизнес-процессов.
- Некомпетентность сотрудников.
- Неправильно организованное рабочее пространство.
- Мотивация.
- Конфликты в коллективе.
Эти причины могут сплетаться в разных ситуациях в самые непредсказуемые комбинации. В каждой ситуации надо рассматривать причины и искать оптимальные пути для ее разрешения. Зачастую нужен комплексный подход. Но все-таки, перво-наперво, должны быть настроены бизнес-процессы.
4 ситуации, когда возникают проблемы с производительностью компании
Рассмотрим четыре ситуации, когда возникают проблемы с производительностью и какие основные причины могут их спровоцировать. Здесь вы также найдете возможные решения для повышения производительности.
Ситуация 1. В команде нет четкого распределения ролей
Самый неэффективный сотрудник тот, который отвечает за все и сразу. Эффективная команда та, в которой роли распределены четко, и каждый отвечает за определенный участок работы. Тогда сотрудники понимают суть своих задач, что от каждого из них зависит и как повлияет на конечный результат. Вместе с тем, отсутствие понимания своей роли ведет к неумению провести самодиагностику эффективности своей работы. Более того, сотрудники могут мешать друг другу, если не будут четко понимать своей роли в команде.
Решение. Во-первых, нужно убедиться, насколько четко выстроены и описаны все бизнес-процессы. Если это есть, то нужно работать с командой. После предварительной диагностики команды можно выстраивать стратегию формирования эффективной команды, заниматься распределением ролей.
Ситуация 2. Бизнес-процессы не описаны, нет четкой системы взаимодействия
Ни тимбилдинг, ни обучение сотрудников не повысят производительность, если не настроены бизнес-процессы. Сотрудники компании должны знать, по каким правилам работает система, в какой последовательности выполняются те или иные действия, сколько времени нужно на выполнение действий. Когда есть четкая выстроенная система бизнес-процессов, уже можно рассчитывать на производительность в рамках нормы, оценивать ее. После этого этапа можно говорить о возможностях оптимизации и искать способы повышения производительности компании.
Решение. Проанализировать все процессы компании во взаимосвязи. Если нет четкости, то нужно описать бизнес процессы, выстроить стройную систему взаимодействия, оптимизировать их.
Можно привлекать консультантов на аутсорсинге, но хорошо, если описанием бизнес-процессов занимаются сами сотрудники. Во-первых, это способствует вовлеченности сотрудников, а, во-вторых, правила, разработанные самими сотрудниками, скорее будут соблюдаться. Кроме того, консультанты могут не знать нюансов работы, и правила окажутся нежизнеспособными. Поэтому, в идеале, нужен микс работы экспертов консультантов, которые смогут выстроить стройную систему, и описание бизнес-процессов от сотрудников, которые могут учитывать нюансы работы на местах.
Ситуация 3. До какого-то момента команда работала достаточно эффективно, был рост. Однако рост остановился
Ситуация неоднозначна и у нее может быть несколько причин. Вот на что имеет смысл обратить внимание в первую очередь.
Причина 1. Вы достигли максимума и от команды теперь ничего не зависит. Теперь нужно искать внешние методы оптимизации.
Причина 2. В коллектив пришли новые люди.
Адаптация – процесс “вливания” в коллектив у разных людей проходит по-разному. В зависимости от доброжелательности членов коллектива, компетентности и личных качеств сотрудника время адаптации может сокращаться или растягиваться. Недостаток опыта или затянувшаяся адаптация могут способствовать снижению производительности. Особенно когда это несколько человек одновременно.
Решение. Нужно провести диагностику коллектива, чтобы понять, как отношения между новенькими и старожилами влияют на производительность. В зависимости от полученных результатов планировать тимбилдинговые и обучающие мероприятия, которые будут способствовать повышению эффективности команды. HR-специалисты должны уделить внимание процессу адаптации сотрудников.
Возможно, новеньким нужно перенять опыт у более опытных сотрудников, получить наставника. Обратите внимание на качество обратной связи для таких сотрудников.
Причина 3. В коллективе появились конфликты и трения между сотрудниками, которые стали влиять на рабочий процесс.
Только в психологически комфортной обстановке может идти речь о нормальной работе и сохранения темпов роста производительности.
Решение. Нужно выявить источник проблемы и найти пути его устранения. В идеале, устранить первопричину конфликта. Если нет, то нужно попробовать примирить конфликтующие стороны или, если это невозможно, развести их.
Причина 4. Были нововведения, которые негативно сказались на производительности.
Не всегда нововведения делают работу лучше. Теоретически, инновация должна сделать работу проще, ускорить ее, сделать удобнее. На практике возникает масса нюансов, которые усложняют этот процесс, замедляя работу и снижая производительность.
Решение. Нужно проанализировать, действительно ли падение производительности связано с нововведением и как они связаны. Опрос сотрудников, наблюдение способствуют тому, чтобы найти, что именно затрудняет работу.
Вовлеченность сотрудников в поиск путей оптимизации процессов хорошо сказывается на на росте производительности труда, особенно при достаточной мотивации. Предложите сотрудникам участвовать в поиске замедлителей работы и путей повышения производительности.
Интересные результаты можно получить проводя один день в роли кого-то из специалистов. Недоработки, замедляющие работу, становятся очевидны. Плюс руководитель может услышать и узнать то, с чем обычно редко кто осмеливается прийти к руководителю. А ведь в “междусобойчиках” нередко возникают толковые идеи.
Проблема 5. Снижение мотивации.
Отсутствие подкрепления и стимулов либо их нерегулярность приводит к снижению мотивации сотрудников, а это, в свою очередь, плохо сказывается на производительности.
Решение. Разработайте понятную систему стимулов и мотивации для сотрудников, как материальной, так и нематериальной. Каждому человеку – работнику, специалисту, руководителю – важно чувствовать, что его действия замечены, учтены и достойно оценены. А вдохновленные своим успехом люди готовы на трудовые подвиги.
Ситуация 4. Прошло уже достаточно времени с момента запуска проекта, а производительности нет
Причина 1. Сотрудники, назначенные на реализацию проекта недостаточно компетентны.
Возможно, сотрудники ранее не сталкивались с теми видами работ, которые нужно выполнять сейчас или требуются специфические знания, которых у них нет. Если так, то им приходится заниматься самообучением по не всегда самой эффективной методике – проб и ошибок.
Решение. HR-службе следует провести исследование, каких знаний, компетенций сотрудникам не хватает, что конкретно вызывает сложности. В зависимости от полученных результатов нужно организовать обучение на рабочем месте или под руководством наставников. Даже если обучение займет 2-3 месяца, в дальнейшем они станут отправной точкой для наращивания продуктивности.
Проблема 2. Неправильно организованное рабочее место
Некоторые сотрудники, а временами целые отделы грешат тем, что на их рабочем месте развивается “творческий беспорядок”. Не вовремя разложенные документы, отложенные напоминания вперемешку с кофе и печеньками, рабочими записями и десятком мелочей, которые” надо не забыть” создают хаос. Чтобы в этом хаосе что-то найти требуется время, которое “съедает” продуктивность.
Решение. Хороший вариант – ввести жесткие правила на внешний вид рабочего места. Поручите самим сотрудникам организовать такую систему, при которой им будет легко найти все и всегда. Организуйте в течение рабочего дня кофе брейки в специально отведенном для этих целей месте. С одной стороны, это будет забота о сотрудниках, а с другой – вы избавите их от необходимости перекусывать на рабочем месте и держать в столе съестные запасы..
Причина 3. Нет командности.
Над проектом могут работать ведущие специалисты и мегаэксперты каждый в своей отрасли. Однако если их не объединяет общая цель, то каждый из них будет преследовать свою личную цель. Следовательно, не будет сплоченности и не будет достойного результата.
Решение. Провести диагностику и выявить, что же мешает результативности. На основе этих данных нужно разработать программу/серию программ тимбилдинга, чтобы помочь сообществу стать эффективной командой, войти в новую реальность взаимодейсвия.
Тимбилдинг по принципу “пальцем в небо” не принесет результата, а напротив станет камнем преткновения. Ведь зачастую по-настоящему мешают факторы, которые лежат не на поверхности.
Как повысить производительность?
- Проведите диагностику и выявите причины снижения производительности.
- По результатам подберите подходящие инструменты: обучение, тимбилдинг, работа с бизнес-аналитиками.
- Составьте план действий со сроками.
- Пропишите цели каждого из запланированных действий.
- Выбирая подрядчика, учитывайте осознанность в подходе к решению проблемы.
- Фиксируйте числовые значения производительности, чтобы иметь возможность измерить рост производительности.
Вопрос о производительности команды лежит в плоскости интересов и руководителя, и hr-службы. Совместная работа будет продуктивнее, так как здесь важно учитывать и вовлеченность сотрудников, и их мотивацию и много других факторов.
